Cap. III – Operaţiuni de bază

Noţiuni fundamentale

Un fişier Calc este denumit, de regulă Registru (Spreadsheet). Fiecare registru poate conţine una sau mai multe Foi de Calcul (Sheets). Foile pot fi activate, adăugate, eliminate, copiate etc.

Manipularea ferestrelor
Calc permite deschiderea mai multor registre simultan, fiecare în propria sa fereastră. În Figura 3-1 se pot vedea patru registre deschise simultan. După cum remarcaţi, ferestrele Calc se comportă şi pot fi manipulate asemenea celorlalte ferestre generate de sistemul de operare.

Figura 3-1: Mai multe registre simultan

O fereastră Calc se poate afla în una din stările de mai jos:

• Maximizată: Umple tot ecranul
• Minimizată: Este vizibilă doar pe bara ferestrelor
• Restaurată: Ocupă o porţiune (variabilă) a ecranului

Activarea unei foi de calcul
Activarea unei foi de calcul dintr-un registru se face prin executarea unui clic pe cotorul său. Comutarea între foile de calcul se poate face şi cu următoarele combinaţii de taste:

• Ctrl + PageUp (PgUp): Activează foaia anterioară, dacă există
• Ctrl + PageDown (PgDn): Activează foaia următoare, dacă există

Dacă în registru sunt multe foi de calcul, nu toate cotoarele acestora vor fi vizibile. Pentru a le accesa pe cele ascunse puteţi folosi butoanele de derulare a cotoarelor sau puteţi micşora dimensiunea barei de derulare orizontală (vezi Figura 3-2).

Figura 3-2: Afişarea cotoarelor de foaie ascunse

Adăugarea foilor de calcul în registru
Foile de calcul reprezintă un mod excelent de organizare a registrului. În loc să îngrămădiţi toate datele într-o singură foaie, le puteţi separa logic în cuprinsul a mai multor foi de calcul. Spre exemplu, dacă aveţi mai multe articole, ale căror vânzări doriţi să le urmăriţi separat, puteţi aloca fiecăruia câte o foaie şi puteţi utiliza o altă foaie pentru totalizarea rezultatelor.

Există trei metode de a adăuga o foaie de calcul în registru:

• Din meniu cu comanda Insert > Sheet
• Din meniu cu comanda Insert > Sheet From File
• Din meniul contextual care apare la executarea unui clic-dreapta pe cotorul unei foi de calcul existente
• Executaţi un clic la în spaţiul liber de la dreapta cotorului ultimei foi de calcul

La adăugarea unei foi de calcul prin utilizarea uneia din metodele enumerate mai sus, Calc va deschide o casetă de dialog, aşa cum se vede în Figura 3-3, apoi va crea una sau mai multe foi de calcul înainte sau după foaia activă (în funcţie de opţiunile exprimate în caseta de dialog) şi o va activa.

Figura 3-3: Caseta de dialog „Insert Sheet”

Eliminarea foilor de calcul din registru
Dacă doriţi să eliminaţi o foaie de calcul din registru, selectaţi-o apoi aplicaţi una din metodele de mai jos:

• Comanda din meniu Edit > Sheet > Delete
• Comanda din meniul contextual clic-dreapta pe cotorul foii > Delete Sheet

Dacă doriţi să eliminaţi mai multe foi simultan, le puteţi selecta prin apăsarea tastei Ctrl şi executarea unui clic pe cotorul fiecăreia (dacă foile sunt consecutive, executaţi clic pe prima, menţineţi apăsată tasta Shift, apoi executaţi clic pe ultima).

Redenumirea foilor de calcul
Numele utilizate de Calc din oficiu pentru foile de calcul (Sheet1, Sheet2 etc.) nu sunt foarte descriptive. Într-un registru cu mai multe foi de calcul, redenumirea acestora asigură utilizatorului posibilitatea de a se orienta rapid atunci când doreşte să lucreze cu o foaie anume.

Redenumirea foii de calcul se poate face prin utilizarea uneia din metodele de mai jos:

• Comanda din meniu Format > Sheet > Rename
• Comanda din meniul contextual clic-dreapta pe cotorul foii > Rename Sheet
• Apăsaţi tasta Alt şi executaţi clic pe cotorul foii de calcul

Pentru numele foii de calcul puteţi utiliza numai litere, cifre, spaţii şi caracterul de subliniere.

Ordonarea foilor de calcul
Ordinea foilor de calcul în registru poate fi modificată pentru a corespunde necesităţilor utilizatorului. De asemenea, este posibilă mutarea sau copierea unei foi dintr-un registru în altul (ambele trebuie să fie deschise).

Pentru ordonarea foilor de calcul puteţi utiliza una din metodele de mai jos:

• Comanda din meniu Edit > Sheet > Move/Copy
• Comanda din meniul contextual clic-dreapta pe cotorul foii > Move/Copy Sheet
• Trageţi cotorul foii în poziţia dorită sau deasupra registrului în care doriţi să copiaţi foaia (clic pe cotor, menţineţi apăsarea, trageţi, eliberaţi). Dacă, simultan, apăsaţi şi tasta Ctrl, veţi obţine o copie a foii de calcul în cadrul registrului curent

Primele două metode oferă un control mai bun asupra operaţiunii prin afişarea casetei de dialog Move/Copy Sheet care este prezentată în Figura 3-4.

Figura 3-4: Caseta de dialog „Move/Copy Sheet”

Ascunderea şi refişarea foilor de calcul
În anumite situaţii poate apărea necesitatea de a ascunde una sau mai multe foi de calcul. Pentru aceasta utilizaţi comanda din meniu (Format > Sheet > Hide).

Ascunderea unei foi implică şi ascunderea cotorului acesteia. Pentru reafişarea foilor de calcul ascunse se utilizează comanda din meniu (Format > Sheet > Show). Această comandă afişează o casetă de dialog ce permite selectarea uneia sau mai multor foi ce urmează a fi reafişate.

Gestionarea modului de afişare

Pe măsură ce adăugaţi date într-o foaie de calcul, devine din ce în ce mai dificil să localizaţi informaţiile dorite. Calc include opţiuni ce vă permit să vizualizaţi informaţia într-un mod cât mai eficient.

Vizualizarea în ferestre multiple
Puteţi vizualiza simultan mai multe părţi ale unei foi de calcul foarte ample sau mai multe foi de calcul ale unui registru prin deschiderea unei copii a acestuia într-o fereastră nouă. Puteţi crea oricâte clone consideraţi necesar.

Pentru a deschide o copie a registrului curent utilizaţi comanda din meniu (Window > New Window).

Aşa cum puteţi remarca în Figura 3-5, Calc va deschide o clonă a registrului curent. Această clonă nu este o simplă copie a originalului, cele două sunt interactive, orice modificare efectuată în original va reflecta în timp real în clona sa şi viceversa.

Figura 3-5: Folosiţi clone pentru eficienţă

Împărţirea ferestrei în panouri
Dacă doriţi să evitaţi aglomerarea spaţiului de lucru cu ferestre suplimentare, Calc vă oferă o altă posibilitate de a vizualiza simultan mai multe părţi ale aceleiaşi foi de calcul.

Prin activarea opţiunii din meniu (Window > Split) se obţine separarea foii active în două sau patru părţi distincte ce dispun de propriile bare de defilare, aşa cum se poate vedea în Figura 3-6.

Figura 3-6: Împărţirea în panouri

O altă cale de a obţine împărţirea rapidă în panouri o reprezintă barele de separare. Acestea sunt poziţionate deasupra barei de defilare verticale şi la dreapta barei de defilare orizontale şi sunt de culoare neagră.

Pentru a elimina panourile create, puteţi utiliza oricare din metodele de mai jos:

• Dezactivarea opţiunii din meniu (Window > Split)
• Tragerea barelor de separare, după caz, la marginea de sus sau din stânga a foii de calcul
• Executarea unui dublu-clic pe bara de separare

Îngheţarea rândurilor şi coloanelor
Dacă foaia de calcul conţine capete de rând şi/sau coloană, Calc vă pune la dispoziţie un instrument ce permite afişarea conţinutului acestora în poziţie fixă şi navigarea liberă prin restul conţinutului.

Pentru a îngheţa o anumită parte a unei foi de calcul va trebui să selectaţi celula poziţionată imediat sub rândul ce va rămâne fix şi (dacă este cazul) imediat la dreapta coloanei ce rămâne fixă, apoi activaţi opţiunea din meniu (Window > Freeze).

Aşa cum se poate vedea în Figura 3-7 rândurile şi coloanele „îngheţate” au o margine de demarcaţie foarte bine definită.

Figura 3-7: „Îngheţarea” rândurilor şi/sau a coloanelor

Pentru a reveni la afişarea normală este necesar să dezactivaţi opţiunea din meniu (Window > Freeze).

Mărirea sau micşorarea conţinutului (zoom)
Funcţia „Zoom” permite modificarea procentuală a scalei la care este afişat conţinutul foii de calcul. În mod normal, aceasta este afişată la 100%. Zoom permite modificarea acestui procent în limitele 20% - 400%.

Parametrii acestei funcţii pot fi modificaţi prin utilizarea casetei de dialog „Zoom” ce poate fi afişată fie prin utilizarea opţiunii din meniu (View > Zoom), fie prin apăsarea butonului corespondent din bara cu unelte.

Figura 3-8: Caseta de dialog „Zoom” şi efectele sale

Lucrul cu rânduri şi coloane

Aşa cum menţionam în capitolele anterioare, fiecare foaie de calcul conţine câte 65.536 rânduri şi 256 coloane. Să vedem cum le putem utiliza eficient.

Adăugarea de rânduri şi coloane
Deşi numărul de rânduri şi coloane este fix, nimic nu vă împiedică să adăugaţi un rând sau o coloană unei foi de calcul pentru a face loc pentru adăugarea de date adiţionale. Această operaţiune nu modifică numărul total de rânduri şi coloane. Dacă ultimul rând (65.536 nu este gol, introducerea unui nou rând este imposibilă, aşa cum se poate vedea în Figura 3-9. Aceeaşi regulă se aplică şi în cazul coloanei IV - a 256-a coloană).

Figura 3-9: Numărul de rânduri şi coloane este fix

Pentru a adăuga unul sau mai multe rânduri unei foi de calcul, se poate utiliza oricare din metodele de mai jos:

• Selectaţi unul sau mai multe capete de rând şi accesaţi comanda din meniu Insert > Rows
• Selectaţi unul sau mai multe capete de rând şi accesaţi comanda „Insert Rows” din meniul contextual
• Selectaţi o celulă de pe rândul care doriţi să devină rând nou şi accesaţi comanda din meniu Insert > Rows
• Selectaţi unul sau mai multe capete de rând sau o celulă de pe rândul care doriţi să devină rând nou apoi executaţi clic pe butonul corespunzător din bara cu unelte

Dacă selecţia este multiplă, Calc va introduce un număr de rânduri noi egal cu numărul de rânduri selectate.

Procedura de adăugare a coloanelor este similară, doar textul respectivei comenzi este modificat, în el apărând cuvântul „Columns” în loc de „Rows”.

În afară de adăugarea de rânduri şi coloane, Calc permite şi adăugarea de celule individuale. pentru aceasta este suficient să selectaţi una sau mai multe celule şi să utilizaţi una din metodele de mai jos:

• Accesaţi comanda din meniu Insert > Cells
• Accesaţi comanda „Insert” din meniul contextual

Oricare din cele două metode va determina afişarea unei casete de dialog care permite utilizatorului să specifice direcţia în care vor migra celulele ce se află în prezent pe locul celor ce vor fi introduse, aşa cum se poate vedea în Figura 3-10.

Figura 3-10: Adăugarea de celule determină migrarea datelor existente

Eliminarea de rânduri sau coloane
Dacă în foaia de calcul apar serii de date ce nu mai sunt de folos, acestea pot fi eliminate rapid prin ştergerea rândului sau coloanei pe care sunt afişate. Pentru această operaţiune se poate folosi oricare din metodele de mai jos, după selectarea unuia sau mai multor rânduri ori coloane.

• Accesaţi comanda din meniu Edit > Delete Cells
• Utilizaţi comanda „Delete Rows” sau „Delete Columns” din meniul contextual
• Executaţi clic pe butonul corespunzător din bara cu unelte

Şi în acest caz este posibilă eliminarea doar a unor anumite celule, operaţiunea fiind similară cu cea de adăugare a celulelor.

Ascunderea rândurilor şi a coloanelor
În caz de nevoie, Calc vă oferă posibilitatea de a ascunde anumite rânduri sau coloane. Această facilitate este foarte utilă în cazul în care nu doriţi afişarea anumitor informaţii din foaia de calcul ci doar rezultatul operaţiunilor bazate pe acestea.

Pentru ascunderea unuia sau mai multe rânduri, acestea trebuie selectate în prealabil, după care accesaţi comanda din meniu (Format > Row > Hide) ori opţiunea „Hide” din meniul contextual.

În cazul coloanelor utilizaţi comanda din meniu (Format > Column > Hide) ori aceeaşi opţiune din meniul contextual.

Pentru reafişare trebuie selectate rândurile (coloanele) adiacente celor ascunse şi accesată comanda din meniu (Format > Row (Column) > Show) ori opţiunea „Show” din meniul contextual.

Modificarea dimensiunilor rândurilor şi coloanelor
În anumite situaţii poate fi necesar să se modifice lăţimea coloanelor sau înălţimea rândurilor pentru a permite afişarea datelor introduse.

Modificarea lăţimii coloanelor
Pentru a modifica lăţimea coloanelor unei foi de calcul puteţi aplica oricare din metodele de mai jos:

• Trageţi de marginea capătului de coloană până obţineţi lăţimea dorită
• Selectaţi coloana (coloanele) în cauză şi accesaţi comanda din meniu (Format > Column > Width) după care introduceţi lăţimea dorită în caseta de dialog afişată
• Selectaţi coloana (coloanele) în cauză şi accesaţi comanda din meniu (Format > Column > Optimal Width) pentru a potrivi automat lăţimea coloanei la lungimea maximă a şirurilor de caractere introduse
• Executaţi un dublu-clic pe marginea din dreapta a capătului de coloană pentru a potrivi automat lăţimea coloanei la lungimea maximă a şirurilor de caractere introduse.

Modificarea înălţimii rândurilor
Deşi este o operaţiune mai rar utilizată decât cea de modificare a lăţimii coloanelor, puteţi modifica la fel de uşor şi înălţimea rândurilor printr-una de metodele de mai jos:

• Trageţi de marginea capătului de rând pentru a obţine înălţimea dorită
• Selectaţi rândul (rândurile) în cauză şi accesaţi comanda din meniu (Format > Row > Height) după care introduceţi înălţimea dorită în caseta de dialog afişată
• Selectaţi rândul (rândurile) în cauză şi accesaţi comanda din meniu (Format > Row > Optimal Height) pentru a potrivi automat înălţimea rândului la înălţimea caracterelor introduse
• Executaţi dublu-clic pe marginea de jos a capătului de rând pentru a potrivi automat înălţimea rândului la înălţimea caracterelor introduse

Modificarea înălţimii rândurilor se efectuează în special pentru obţinerea unei spaţieri verticale între zone cu informaţii diferite şi este aproape întotdeauna de preferat metodei ce presupune introducerea de rânduri goale pentru obţinerea acestei spaţieri.