OOo Pentru Toţi

Cap. II - Manipulare date

Tipurile de date ce pot fi utilizate

Celulele Calc pot conţine trei tipuri de date:

  • Valori numerice
  • Text
  • Formule

Într-o foaie de calcul se pot introduce, de asemenea, şi grafice, desene, imagini, butoane şi alte obiecte. Acestea nu sunt stocate în celule ci pe un strat grafic special, invizibil, plasat la suprafaţa fiecărei foi de calcul.

Valorile numerice
Valorile numerice reprezintă o cantitate: sumele din vânzări, numărul de angajaţi, greutăţi, note obţinute etc. O categorie aparte de valorilor numerice o reprezintă cele calendaristice (dată, oră).

O celulă Calc poate stoca numere compuse din maximum15 cifre. Dacă utilizatorul introduce un număr cu mai multe cifre, de exemplu 123456789012345678 (18 cifre), Calc îl va afişa ca 123456789012346000.
Se poate observa că, deşi sunt afişate tot 18 cifre, programul a reţinut doar 15 (ultima cifră reprezintă rezultatul rotunjirii).
Deşi la prima vedere aceasta pare a fi o limitare importantă, în practică sunt extrem de rare cazurile ce necesită o precizie atât de mare.
Reţinem de aici că, în cazul în care dorim să stocăm valori numerice ce conţin mai mult de 15 cifre (seria unui car bancar, de exemplu), este bine să le stocăm ca text, nu ca număr.

Textul
Textul este o componentă afişată în majoritatea foilor de calcul. El este utilizat, în general, în scop descriptiv (etichete, capete de tabel, instrucţiuni etc.). Reprezintă modalitatea prin care utilizatorul identifică semnificaţia valorilor numerice sau a formulelor existente în foaia de calcul.

Formulele
Formulele reprezintă esenţa foilor de calcul. Calc permite utilizarea de formule extrem de complexe ce utilizează numerele (uneori chiar şi textul) din celule pentru a afla un rezultat. După introducerea unei formule într-o celulă, acea celulă va afişa rezultatul respectivei formule. Dacă una din valorile utilizate la definirea formulei se modifică, în mod automat se modifică şi rezultatul formulei.

Formulele pot conţine expresii matematice simple sau pot utiliza una sau mai multe funcţii furnizate de Calc. În figura 2-1 observăm o foaie de calcul utilizată la calcularea valorii ratelor unui împrumut. Foaia de calcul conţine valori, text şi formule. Celulele din coloana A conţin text. În coloana B găsim patru valori şi două formule (B6 şi B10). Pentru exemplificare, am adăugat coloana C în care se poate vedea conţinutul real al celulelor din coloana B.

Figura 2-1

Figura 2-1: Valori, text şi formule introduse în celule

Introducerea valorilor numerice şi a textului

Valorile numerice se introduc prin selectarea unei celule şi introducerea directă a valorii, urmată de apăsarea tastei „Enter”. Valoarea este afişată în celulă şi în bara pentru formule atunci când celula este activă. La introducerea valorii se pot utiliza semnele plus şi minus, virgule, puncte şi simboluri valutare. dacă valoarea este precedată de semnul minus sau este înscrisă în paranteze, Calc o va considera o valoare negativă.

Uneori, valoarea introdusă va fi afişată altfel decât a fost introdusă. De exemplu, un număr cu foarte multe cifre va fi afişat cu notaţia ştiinţifică (de exemplu, 132132164654564654654 va fi afişat 1,32E+020). Notaţia ştiinţifică este utilă în momentul în care nu dorim să lărgim coloana pentru a putea vedea tot numărul.

La introducerea textului se procedează la fel ca la valori. O celulă poate conţine aproximativ 32.000 caractere (cam cât un capitol dintr-o carte).
Dacă textul introdus depăşeşte lăţimea coloanei curente şi coloana imediat următoare este fără conţinut, Calc va afişa textul peste aceasta, în caz contrar textul va fi trunchiat şi în marginea celulei va fi afişat un mic triunghi. Un dublu-clic pe acest triunghi determină afişarea temporară (atât timp cât celula este activă) a întregului text. Pentru afişarea permanentă în întregime a unui text lung, în cazul în care celulele din coloanele adiacente sunt ocupate, se poate aplica una din următoarele metode:

  • Scurtarea textului
  • Mărirea lăţimii coloanei
  • Reducerea dimensiunii corpului de literă
  • Utilizarea facilităţii „Wrap”
  • Utilizarea facilităţii „Shrink to cell size” (detalii în Capitolul V)

Introducerea valorilor calendaristice

În Calc valorile calendaristice sunt considerate subtipuri speciale de valori numerice. Acestora li se aplică o formatare specială pentru a fi afişate aşa cum utilizatorii sunt obişnuiţi să recunoască valorile calendaristice.

Valorile dată
Pentru a putea lucra cu date calendaristice, este necesar să înţelegem cum sunt gestionate acestea în program. Calc percepe datele calendaristice sub forma unei serii numerice. Spre exemplu, numărul 0 corespunde datei de 30-12-1899. Numerele maxime pe care Calc le interpretează corect ca valoare calendaristică sunt -693.595 (1 Ianuarie 1) şi 11.274.306 (31 Decembrie 32727). Suficient, zic eu.

Valorile orare
Valorile orare în Calc sunt o extensie a valorilor dată la care programul adaugă fracţiuni de zi sub formă zecimală. De exemplu, 01-01-2007 12:00 (1 Ianuarie 2007 la amiază) este reprezentarea valorii 39083,5.

Mai multe informaţii cu privire la lucrul cu date calendaristice se regăsesc în Capitolul X.

Modificarea conţinutului celulelor

Valorile de orice fel introduse într-o celulă pot fi modificate prin utilizarea uneia din următoarele metode:

  • Ştergere
  • Înlocuire
  • Editare

Ştergerea conţinutului
Cea mai la îndemână metodă de ştergere a conţinutului unei celule este selectarea acesteia şi apăsarea butonului „Delete” de pe tastatură. În urma acestei comenzi, utilizatorul este invitat să aleagă între a şterge întreg conţinutul celulei sau numai o parte a acestuia. Opţiunile de ştergere oferite de program sunt:

  • Delete all: ştergerea întregului conţinut
  • Strings: ştergerea doar a valorilor tip text
  • Numbers: ştergerea doar a valorilor numerice
  • Date & time: ştergerea doar a valorilor calendaristice
  • Formulas: ştergerea doar a formulelor
  • Notes: ştergerea doar a comentariilor aferente
  • Formats: ştergerea doar a formatării aplicate
  • Objects: ştergerea obiectelor

Unele din aceste opţiuni îşi arată adevărata utilitate atunci când dorim să ştergem un anumit tip de conţinut dintr-o multitudine de celule simultan.

Înlocuirea conţinutului
Pentru a înlocui conţinutul unei celule cea mai simplă metodă constă în selectarea acesteia urmată de tastarea noului conţinut. Formarea aplicată anterior se păstrează.
Înlocuirea se mai poate face şi prin lipirea conţinutului existent în Clipboard sau prin tragerea de conţinut peste celulă. În ambele cazuri formatarea existentă va fi înlocuită.
De asemenea, înlocuirea poate fi doar parţială. Opţiunile de înlocuire parţială pot fi accesate din bara cu meniuri (Edit > Paste Special) sau din meniul contextual.

Editarea conţinutului
Dacă celula conţine doar câteva caractere, este mai uşor de înlocuit întreg conţinutul decât de editat. În schimb, dacă celula conţine o formulă complexă ce are nevoie doar de o mică modificare, editarea conţinutului acesteia este mai avantajoasă.

Editarea conţinutului unei celule se poate face prin una din următoarele metode:

  • Dublu-clic în celulă. Această metodă permite editarea conţinutului direct în respectiva celulă.
  • Activarea celulei şi apăsarea tastei F2. Şi această metodă permite editarea conţinutului direct în celulă.
  • Activarea celulei şi editarea conţinutului în bara pentru formule.

Cele trei metode produc rezultate identice. Utilizarea uneia sau alteia depinde exclusiv de preferinţele personale ale utilizatorului.

Iniţializarea editării determină Calc să treacă în mod „editare” (în bara de stare apare prescurtarea INSRT). În acest mod, în bara pentru formule sunt afişate două noi pictograme, un X şi o bifă (vezi Figura 2-2). Dacă se execută clic pe pictograma X, editarea se încheie cu ignorarea modificărilor (acelaşi rezultat se obţine şi prin apăsarea tastei „Esc”). Un clic pe pictograma bifă determină încheierea editării şi modificarea conţinutului celulei (acelaşi rezultat se obţine şi prin apăsarea tastei „Enter”).

Figura 2-2

Figura 2-2: Două noi pictograme sunt afişate la editare

Tehnici de introducere a datelor

Din oficiu, la apăsarea tastei „Enter” pentru încheierea editării, Calc selectează, în mod automat, celula poziţionată imediat sub celula care a fost editată. Pentru a modifica acest comportament, în cazul în care este necesar, trebuie accesată, din opţiunile suitei (meniul Tools > Options), secţiunea OpenOffice.org Calc. În subsecţiunea „General” există o listă derulantă lângă bifa „Press Enter to move selection” cu ajutorul căreia se poate selecta direcţia preferată.

Figura 2-3

Figura 2-3: Personalizarea comportamentului aplicaţiei

Utilizarea tastelor direcţionale
În loc să apăsaţi tasta „Enter” pentru a finaliza introducerea datelor într-o celulă, puteţi utiliza tastele direcţionale pentru un mai bun control asupra selectării celulei următoare. Tastele direcţionale includ tastele cu săgeţi şi cele inscripţionate PageUp (PgUp), PageDown (PgDn), Home şi End. Aceste taste îşi dovedesc utilitatea atunci când, de exemplu, aveţi de completat o succesiune orizontală de celule. În acest caz, în loc de „Enter” apăsaţi tasta „săgeată dreapta” (->).

Selectarea unei zone cu celule înainte de introducerea datelor
Acest truc este foarte puţin cunoscut de utilizatorii foilor de calcul. În urma selectării unei zone cu celule, Calc va selecta automat celula următoare din zona respectivă. Dacă zona cuprinde mai multe rânduri, selecţia se va face în ordinea coloanelor (mai întâi în jos, până la ultima celulă selectată în coloana curentă, apoi spre dreapta, de la prima celulă selectată din coloana următoare. Dacă doriţi să o selecţie în ordinea rândurilor, în loc de „Enter” trebuie să apăsaţi „Tab”. „Shift”+„Enter” sau „Shift”+„Tab” mută selecţia în sus, respectiv spre stânga celulei editate.

Introducerea datelor în mai multe celule simultan
Dacă doriţi să aveţi date identice în mai multe celule ale foii de calcul, va trebui să selectaţi celulele respective, apoi să introduceţi datele iar la final să apăsaţi combinaţia de taste „Ctrl”+„Enter”.

Utilizarea funcţiei „AutoFill”
Această funcţie uşurează introducerea seriilor de date într-un şir de celule. Accesarea acestei funcţii se face cel mai uşor prin utilizarea punctului de umplere (pătratul de culoare neagră din colţul dreapta jos al celulei active). Executaţi un clic pe acest pătrat apoi, menţinând butonul mouse-ului apăsat, trageţi în direcţia în care doriţi completarea automată a seriei de date. Pentru un mai bun control asupra modului de completare a seriei de date, puteţi selecta o zonă cu celule în care trebuie completate datele şi apoi utilizaţi caseta de dialog ce se deschide prin accesarea meniului Edit > Fill > Series. Listele pe baza cărora acţionează funcţia „AutoFill” pot fi extinse din opţiunile suitei (meniul Tools > Options), secţiunea OpenOffice.org Calc. În subsecţiunea „Sort Lists” pot fi configurate listele personalizate, aşa cum se poate vedea în Figura 2-4.

Figura 2-4

Figura 2-4: Personalizarea listelor AutoFill

Utilizarea funcţiei „AutoComplete”
Această funcţie se dovedeşte utilă la completarea datelor identice în mai multe celule şi asigură consistenţa acestora precum şi reducerea greşelilor de ortografie. Pentru a o utiliza este suficient să tastaţi primele litere ale unui text. Dacă Calc găseşte în altă celulă un text care începe cu acest grup de litere, în mod automat, va completa respectivul text. Apăsarea tastei „Enter” confirmă utilizarea textului propus de program. Dacă sunt mai multe texte similare în foaia de calcul, acestea pot fi accesate cu ajutorul formei extinse a funcţiei „AutoComplete” (opţiunea „Selection List” din meniul contextual).

Utilizarea funcţiei „AutoCorrect”
Această funcţie permite înlocuirea automată a anumitor grupuri de caractere cu altele, definite de utilizator. Spre exemplu, pentru introducerea rapidă a reprezentării grafice a monedei Euro, este suficient să definim o regulă de înlocuire în baza de date „AutoCorrect”. Aşa cum se vede în Figura 2-5, de câte ori vom tasta (EY), programul va introduce semnul €. Baza de date a funcţiei poate fi accesată din bara cu meniuri (Tools > AutoCorrect).

Figura 2-5

Figura 2-5: Baza de date AutoCorrect

Formatarea numerelor

Formatarea numerelor reprezintă procesul de modificare a modului de afişare a valorilor numerice din celule. În Calc există o întreagă pleiadă de opţiuni de formatare a valorilor numerice, aşa cum vom descoperi în cele ce urmează.

Îmbunătăţirea lizibilităţii prin formatare
Valorile numerice introduse în celule au un aspect iniţial neformatat, ele sun doar nişte şiruri de cifre. Acestea trebuie formatate pentru a fi mai uşor de citit.

În Figura 2-6 observăm o foaie de calcul ce conţine două coloane cu valori. În prima coloană avem valorile neformatate. Celulele din cea de-a doua coloană au fost formatate pentru a le face mai lizibile.

Figura 2-6

Figura 2-6: Prin formatare şirurile de cifre devin mai lizibile

Formatarea automată
Calc are capacitatea de a recunoaşte şi formata automat anumite tipuri de valori numerice. De exemplu, dacă veţi introduce 15,75% într-o celulă, Calc va recunoaşte formatul Percent şi-l va aplica în mod automat. Acest comportament se manifestă şi în cazul altor tipuri de valori numerice.

Formatarea cu ajutorul barelor cu unelte
Bara „Formatting” conţine câteva butoane ce permit aplicarea rapidă a celor mai comune tipuri de formatare a valorilor numerice. Acestea permit aplicarea formatării respective asupra uneia sau mai multe celule, în funcţie de necesităţi În Tabela 2-1 sunt descrise tipurile de formatare pentru care sunt disponibile aceste butoane.

Tabela 2-1
Butoanele de formatare de pe bara „Formatting”

Formatarea cu ajutorul combinaţiilor de taste
O altă metodă pentru aplicarea rapidă a formatării valorilor numerice o constituie combinaţiile de taste. În Tabela 2-2 sunt prezentate aceste combinaţii de taste.

Tabela 2-2
Combinaţii de taste pentru formatare

Formatarea cu ajutorul casetei de dialog „Format Cells”
În anumite cazuri este necesară specificarea unui format care nu poate fi aplicat cu ajutorul butoanelor sau a combinaţiilor de taste.
Calc oferă un instrument pentru personalizarea la maxim a opţiunilor de formatare. Acest instrument este caseta de dialog „Format Cells” care este reprezentată în Figura 2-7. Caseta de dialog poate fi afişată prin una din următoarele metode:

  • Din bara cu meniuri (Format > Cells)
  • Opţiunea „Format Cells” din meniul contextual

Figura 2-7

Figura 2-7: Caseta de dialog „Format Cells

Dacă o celulă afişează trei semne diez (###) după formatare însemnă că noul format este mai lat decât lăţimea curentă a celulei. Pentru rezolvarea acestei situaţii, fie modificaţi lăţimea celulei, fie modificaţi formatarea.

Aplicarea unui anumit format unei celule nu modifică valoarea introdusă.

În anumite cazuri formatarea poate crea senzaţia că programul calculează eronat, în special în cazul operaţiilor cu numere zecimale. De exemplu, dacă formatarea permite afişarea a doar două zecimale, este posibil să nu vedeţi care sunt de fapt numerele care intră în ecuaţie. Întrucât Calc foloseşte precizia maximă în operaţiile executate, este posibil ca rezultatul obţinut să pară incorect.
Pentru evitarea acestei situaţii există mai multe soluţii:

  • Formataţi celula astfel încât să fie afişate mai multe zecimale.
  • Utilizaţi funcţiile ROUND(), ROUNDDOWN() sau ROUNDUP() pentru a specifica precizia.
  • Bifaţi „Precision as shown” în opţiunile suitei (Tools > Options > OpenOffice.org Calc > Calculate).

Opţiunea „Precision as shown” are efect asupra tuturor foilor de calcul create sau care urmează a fi create şi utilizarea sa duce la pierderea acurateţei în cazul calculelor complexe.

Funcţiile ROUND(), ROUNDDOWN(), ROUNDUP() vor fi discutate în Capitolul VIII, împreună cu alte funcţii de interes.

Să recapitulăm tipurile de formatare disponibile pentru valorile numerice:

  • All: Formatarea standard. Numerele sunt afişate cu numărul de zecimale introdus sau cu notaţia ştiinţifică dacă conţin prea multe cifre.
  • User-defined: Permite specificarea unui format personalizat. Vom discuta pe larg despre formatele specializate în Capitolul XXV.
  • Number: Permite specificarea numărului de zecimale, dacă se va utiliza sau nu separatorul de mii precum şi modul de afişare a numerelor negative.
  • Percent: Permite afişarea unui număr în forma sa procentuală.
  • Currency: Alătură valorii reprezentarea grafică a monedei. Are aceleaşi opţiuni ca tipul Number.
  • Date: Permite selectarea modului de afişare a valorilor calendaristice.
  • Time: Permite selectarea modului de afişare a valorilor orare.
  • Scientific: Afişează numerele cu notaţia lor ştiinţifică (exponenţială).
  • Fraction: Permite afişarea valorilor ca numere fracţionare. Partea fracţionară va fi întotdeauna redusă.
  • Boolean Value: Evaluează valorile astfel: 0 = Fals; Orice altceva = Adevărat.
  • Text: Valoarea îşi pierde atributul numeric, este considerată un şir de caractere şi va fi ignorată la efectuarea calculelor.

Bloguieste pe WordPress.com.