Cap. I - Prezentare

La ce foloseşte ?

Calc este un program de calcul tabelar ce face parte din suita OpenOffice.org. Există multe alte programe similare dar Calc se bucură de anumite avantaje ce-l fac să nu treacă neobservat în această zonă a aplicaţiilor software cu aplicabilitate în analiza matematică şi financiară.

Atractivitatea Calc se datorează în bună măsură versatilităţii sale. Desigur, latura sa cea mai pregnantă o reprezintă calculele matematice dar Calc poate fi utilizat şi în scopuri ce nu implică neapărat utilizarea de numere.
Iată câteva din modurile în care poate fi utilizat Calc:

• Operaţiuni numerice: Crearea de bugete, analize statistice, în general orice tip de analiză financiară sau statistică.
• Grafice şi diagrame: Crearea de grafice şi diagrame personalizate, pe baza datelor statistice sau financiare.
• Organizarea listelor: Listele de orice tip pot fi uşor stocate şi raeranjate în structura bazată pe rânduri şi coloane a foilor de calcul.
• Accesarea datelor externe: Datele stocate într-o multitudine de pot fi surse externe pot fi importate şi analizate în Calc.
• Automatizarea sarcinilor complexe: Operaţiunile plictisitoare pot fi rezolvate cu un singur clic prin utilizarea funcţiilor macro.

Registre şi foi de calcul

Lucrul în Calc se desfăşoară în interiorul unui fişier registru ce se deschide în propria sa fereastră. Pot fi deschise oricât de multe registre simultan (în limitele stabilite de configuraţia hardware a computerului pe care se lucrează). Fişierele registru se salvează din oficiu în formatul Open Document Spreadsheet (ods), parte a formatului standard de fişiere OpenDocument (ODF). ODF este prescurtarea sintagmei OASIS Open Document Format for Office Applications şi reprezintă un format de fişiere pentru documente bazat pe XML, dezvoltat de OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) şi care, din anul 2006, a devenit formatul standard pentru documentele electronice, fiind înscris în cataloagele ISO şi IEC la poziţia ISO/IEC 26300:2006.

Fiecare registru este compus din una sau mai multe foi de calcul şi fiecare foaie de calcul este compusă din celule individuale.
Fiecare foaie de calcul poate avea maximum 65.536 rânduri (de la 1 la 65536) şi maximum 245 coloane (de la “A” la “IV”). Aceasta înseamnă 16.056.320 celule.
Fiecare celulă poate conţine o valoare, o formulă sau un text.
Foile de calcul poate fi accesată prin apăsarea cotoarelor de la baza registrului.
Pentru un începător, interfaţa Calc, cu multitudinea sa de elemente funcţionale, poate fi intimidantă. După trecerea şocului iniţial, se va observa că aceasta nu este foarte greu de înţeles din momentul în care aţi învăţat la ce serveşte fiecare element.

În Figura 1-1 sunt specificate cele mai importante elemente ale interfeţei Calc.
Acestea sunt explicate în Tabela 1-1.

Figura 1-1: Principalele zone ale ferestrei Calc

Tabela 1-1
Principalele zone ale ferestrei Calc

Denumire	Descriere
Barele de derulare	Permit derularea rapidă, vertical şi orizontal a conţinutului foii de calcul.
Bara pentru formule	Informaţiile introduse într-o celulă vor apărea pe această linie pentru a uşura editarea ulterioară.
Bara cu meniuri	Acesta este meniul principal. Sub fiecare cuvânt din meniu se ascunde o listă de opţiuni şi comenzi.
Bara de stare	Aici sunt afişate diverse mesaje utile precum şi suma unui şir de celule selectate.
Bara de titlu	Toate programele ce rulează într-un sistem de operare cu interfaţă grafică se deschid în ferestre care au în partea superioară o bară de titlu. Aici este, de obicei, afişată denumirea fişierului activ.
Barele cu unelte	Pe aceste bare sunt amplasate butoane utilizate pentru executarea unor comenzi specifice. Anumite butoane prezintă liste derulante din care pot fi selectate butoane sau comenzi adiţionale.
Butoane derulare cotoare	Cu ajutorul acestora se pot derula cotoarele foilor de calcul în cazul în care unele dintre ele sunt ascunse sub bara de derulare orizontală.
Capete de coloane	Se utilizează o numerotaţie literală, specifică programelor de calcul tabelar, cuprinsă între A şi IV (după Z urmează AB, după AZ urmează BA etc.). În total sunt 256 de coloane. Un clic pe capătul de coloană determină selectarea întregii coloane.
Capete de rânduri	Numerotarea rândurilor începe cu 1 şi se încheie la 65536. Un clic pe capătul de rând determină selectarea întregului rând.
Caseta numelui	Afişează adresa celulei active sau numele celulei, zonei sau obiectului selectat.
Cotorul foii de calcul	Acestea se utilizează în mod similar celor dintr-un repertoar, pentru selectarea foilor.
Indicator celulă activă	Chenarul îngroşat indică celula care este selectată în acest moment.
.	.

Deplasarea prin foaia de calcul

Aşa cum spuneam mai sus, o foaie de calcul este compusă din celule. Fiecare din aceste celule se află la intersecţia dintre un rând şi o coloană. În orice moment, una din celulele foii de calcul este celula activă. Celula activă poate fi identificată prin chenarul îngroşat, aşa cum se vede în Figura 1-2. Adresa sa (litera coloanei şi numărul rândului) apar în caseta numelui. În funcţie de tehnica utilizată la deplasarea prin foaia de calcul, este posibil să se schimbe şi celula activă.

Capetele de coloană şi rând ale celulei active sunt marcate cu o culoare deosebită de celelalte pentru a putea fi identificate mai uşor.

Figura 1-2: Celula activă, evidenţiată prin chenarul negru (C14).

Deplasarea cu ajutorul tastaturii
Cea mai evidentă metodă de deplasare cu ajutorul tastaturii prin foaia de calcul o reprezintă tastele navigaţionale. Tabela 1-2 prezintă efectul utilizării acestora.

Tabela 1-2
Taste pentru deplasarea prin Calc

Tasta	Acţiune
Săgeată sus	Mută celula activă un rând mai sus.
Săgeată jos	Mută celula activă un rând mai jos.
Săgeată stânga	Mută celula activă o coloană la stânga.
Săgeată dreapta	Mută celula activă o coloană la dreapta.
Page Up	Mută celula activă un ecran mai sus.
Page Down	Mută celula activă un ecran mai jos.
Alt + Page Up	Mută celula activă un ecran la stânga.
Alt + Page Down	Mută celula activă un ecran la dreapta.
Ctrl + Backspace	Deplasează ecranul pentru a afişa celula curentă.
.	.

Deplasarea cu ajutorul mouse-ului
Pentru a modifica celula activă cu ajutorul mouse-ului, trebuie executat un clic în celula dorită. Dacă celula ce trebuie activată nu este vizibilă în fereastră, se pot utiliza barele de derulare sau rotiţa de derulare a mouse-ului pentru a ajunge la ea.

Utilizarea barelor sau a rotiţei de derulare nu modifică celula activă. Pentru aceasta este nevoie de un clic în celula dorită.

Utilizarea meniurilor şi barelor cu unelte

Interfaţa Calc funcţionează în mod similar celor utilizate de alte programe.

De cele mai multe ori, o anumită comandă poate fi transmisă prin mai multe metode. Majoritatea comenzilor din meniuri sunt dublate de un buton aflat pe una din barele cu unelte, de o combinaţie de taste sau de o comandă din meniul contextual. Depinde doar de utilizator să aleagă cea mai convenabilă dintre acestea.

Meniuri
Ca şi în alte programe, în Calc, bara cu meniuri este amplasată imediat sub bara de titlu (vezi Figura 1-3). Această bară este întotdeauna vizibilă.
În funcţie de particularităţile operaţiunii curente, meniurile se modifică pentru a prezenta opţiunile specifice operaţiunii.

Figura 1-3: Meniurile sunt principala metodă de transmitere a comenzilor.

Se poate observa uneori că anumite comenzi dintr-un meniu au un aspect estompat (vezi „Scenarios” în Figura 1-3). Aceasta înseamnă că respectiva comandă nu este potrivită pentru operaţiunea curentă fiind deci indisponibilă.

Meniuri contextuale
O facilitate extrem de utilă o reprezintă meniul contextual ce poate fi afişat prin executarea unui clic cu butonul din dreapta al mouse-ului (clic-dreapta) într-o celulă sau pe un capăt de coloană ori rând.
În Figura 1-4 se poate observa un astfel de meniu. Opţiunile oferite variază în funcţie de operaţiunea curentă.

Figura 1-4: Meniul contextual permite accesul rapid la comenzi uzuale.

Combinaţii de taste
Anumitor comenzi din meniuri le corespund combinaţii prestabilite de taste. Acestea sunt înscrise în dreptul comenzilor din meniuri şi respectă schema standard valabilă pentru sistemul de operare folosit.

Barele cu unelte
Acestea conţin butoane ce corespund comenzilor din meniuri. Aceste bare nu sunt fixe, ele pot fi rearanjate şi mutate în poziţia dorită (chiar şi în afara ferestrei principale). Din oficiu, sunt afişate barele cu unelte standard şi cele pentru formatare iar celelalte apar şi dispar automat, în funcţie de necesităţi.

Deşi reprezentarea grafică a butoanelor este destul de explicită, în caz de nevoie, la trecerea cu indicatorul mouse-ului peste unul dintre ele se va afişa o scurtă explicaţie a funcţionalităţii respectivului buton.

În Tabela 1-3 se regăseşte o listă a celor mai utile bare cu unelte din Calc.

Tabela 1-3
Cele mai utile bare cu unelte

Bară	Utilizare
Standard	Accesarea celor mai folosite comenzi..
Formatting	Modificarea aspectului conţinutului.
Drawing	Gestionarea desenelor vectoriale.
Fontwork	Gestionarea textului vectorial.
Form Design	Crearea de formulare pentru gestionarea datelor.
Hyperlink Bar	Gestionarea URL-urilor .
.	.

Utilizarea casetelor de dialog

Multe din comenzile utilizate în Calc afişează casete de dialog după activare. Aceste comenzi pot fi identificate prin cele trei puncte care urmează după denumire. Aceste casete sunt modalitatea prin care Calc colectează informaţiile necesare pentru executarea comenzii lansate de utilizator.

Casetele de dialog au moduri de funcţionare diferite. Unele pot rămâne afişate în timpul lucrului (ex: caseta de dialog „Find”), altele trebuie închise înainte de a continua (ex: caseta de dialog „Print”).

Informaţiile cerute de casetele de dialog se introduc prin manipularea controalelor oferite de acestea.

Descrierea controalelor
În Figura 1-5 este ilustrată caseta de dialog „Print” care conţine cele mai utilizate tipuri de controale. În Tabela 1-4 sunt descrise aceste controale.

Figura 1-5: Controalele casetelor de dialog.

Tabela 1-4
Controalele casetelor de dialog

Tasta	Acţiune
Bifă	Indică activarea / dezactivarea opţiunii.
Butoane	Execută comanda afişată pe suprafaţa sa.
Derulor	Permite incrementarea / decrementarea rapidă a valorii afişate.
Listă derulantă	Permite selectarea unei anumite opţiuni dintr-o listă.
Opţiuni	Permit selectarea unei anumite opţiuni dintr-un grup.
Câmp	Permite introducerea unei opţiuni sub forma unui şir de caractere.
.	.

Pagini multiple
Unele casete de dialog din Calc sunt „multi pagină”. Acestea includ cotoare de pagină (asemenea unui repertoar), fiecare dintre acestea fiind asociat unei pagini de dialog. Un exemplu de asemenea dialog (opţiunile de formatare a paginii) poate fi văzut în Figura 1-6.

Figura 1-6: Casetă de dialog multi pagină.

Paginile multiple se dovedesc foarte utile în cazul în care este nevoie de colectarea unui volum mare de informaţii. Ele permit reducerea dimensiunilor fizice ale casetelor de dialog.

Crearea primei foi de calcul

Pentru novici, această primă sesiune explicativă reprezintă o bună modalitate de a lua contact cu modul de lucru în Calc.

Spre exemplificare vom crea un document ce conţine o estimare a vânzărilor lunare, ilustrate cu o diagramă.

Introducerea datelor informative
După deschiderea programului, suntem întâmpinaţi de o foaie de calcul goală. Este momentul să planificăm lucrarea.

Estimarea vânzărilor va cuprinde informaţia structurată pe două coloane. În coloana A vom introduce lunile pentru care facem estimarea iar în coloana B vom introduce sumele estimate. Să facem asta pas cu pas:

1. Ne asigurăm că celula activă (chenar îngroşat) este prima celulă a foii de calcul (A1).
2. Scriem LUNA în această celulă şi validăm introducerea datelor prin apăsarea tastei „Enter”.
3. Folosind una din metodele enumerate mai sus, transformăm celula A2 în celulă activă şi introducem aici textul ESTIMAT.
4. Scriem în celulele A2-A13 numele lunilor anului.

În acest moment, foaia de calcul ar trebui să arate ca cea din Figura 1-7.

Figura 1-7: După introducerea datelor informative.

Introducerea vânzărilor estimate

1. Transformăm celula B2 în celulă activă şi introducem valoarea 5000.
2. Întrucât introducerea valorilor corespunzătoare celorlalte luni se poate dovedi plictisitoare, vom indica programului să facă acest lucru în mod automat prin utilizarea unei formule. În estimarea noastră dorim să avem o creştere lunară a vânzărilor de 1%. Pentru a indica acest lucru programului, scriem în celula B3 următoarea formulă: =B2*101%. După apăsarea tastei „Enter” observăm că în celulă a fost înscrisă valoarea 5050.
3. Întrucât calculul valorilor pentru lunile următoare se va face în acelaşi mod, vom copia formula lunii Februarie în celulele corespunzătoare celorlalte luni. Pentru aceasta, selectăm celula B3, deplasăm cursorul mouse-ului deasupra colţului din dreapta jos al acesteia, apăsăm butonul din stânga al mouse-ului şi, menţinând butonul apăsat, tragem de mouse în jos pentru a obţine un chenar roşu în jurul celulelor B4-B13, după care eliberăm butonul.

În acest moment, foaia de calcul ar trebi să arate ca cea din Figura 1-8. Să reţinem că, în afara valorii din celula B2, valorile din celulele foii de calcul sunt valori calculate cu ajutorul unei formule. Astfel, dacă modificăm valoarea celulei B2, celelalte valori se vor modifica în consecinţă.

Figura 1-8: După introducerea valorilor estimate.

Însumarea valorilor
De obicei, atunci când vorbim de estimarea vânzărilor, dorim să cunoaştem şi totalul acestora. Iată cum îi putem cere programului să afişeze acest total:

1. Scriem în celula A14 textul TOTAL.
2. Selectăm celula B14 şi apăsăm butonul „Sum”. Acesta este localizat pe bara pentru formule şi are forma literei greceşti „sigma” (Σ). După apăsarea butonului apăsăm „Enter” pentru a valida introducerea formulei.
3. 1.Vom observa că programul a adăugat în celula B14 formula =SUM(B2:B13). Această formulă însumează valorile existente în celulele cuprinse în zona B2 până la B13.

Crearea diagramei
Întrucât „o imagine face cât 1.000 de cuvinte”, este cazul să adăugăm o diagramă foii noastre de calcul pentru a avea o imagine de ansamblu asupra evoluţiei estimate a vânzărilor.

1. Selectăm zona ce conţine datele de referinţă pentru diagramă. În cazul nostru apăsăm butonul din stânga al mouse-ului deasupra celulei A3 apoi, menţinând apăsarea, tragem de mouse până ajungem deasupra celulei B15. După eliberarea butonului, zona rămâne marcată şi este evidenţiată printr-un fond negru.
2. Apăsăm butonul „Insert Chart”, localizat pe bara cu unelte „Standard”, după care executăm un clic în celula A15. Această mişcare iniţializează macro-ul denumit „AutoFormat Chart” ce constă din patru casete de dialog succesive care permit personalizarea aspectului diagramei. Pentru această etapă folosim o diagramă simplă astfel încât vom accepta setările propuse şi vom trece de primele trei casete de dialog prin apăsarea butonului „Next”. În cea de-a patra casetă, introducem un nume pentru diagrama noastră, după care apăsăm butonul „Create”.

Succesiunea celor patru casete de dialog ce compun „AutoFormat Chart” este ilustrată în Figura 1-9.

Figura 1-9: AutoFormat Chart ajută la crearea diagramelor.

Cosmetizarea foii de calcul
După ce am încheiat introducerea şi analizarea datelor este cazul să creăm un aspect cât mai profesional pentru lucrarea noastră. Această operaţiune nu are doar un rol estetic, ea se execută pentru a uşura citirea informaţiilor din foaia de calcul. Întrucât operaţiunea depinde de gustul fiecărui utilizator, şi Calc beneficiază de un fişier „Help” bine pus la punct, ea rămâne să fie executată ca un exerciţiu de către cei ce doresc să descopere în meniuri diferitele posibilităţi de formatare.

În Figura 1-10 este prezentată foaia de calcul finalizată.

Figura 1-10: Lucrarea finalizată.