Cap. IV - Celule şi Domenii

Mare parte a activităţilor desfăşurate în Calc implică lucrul cu celule şi domenii. Înţelegerea modului de operare cu aceste două noţiuni fundamentale vă va ajuta să economisiţi timp şi efort.

Noţiuni fundamentale

O celulă este un element individual al unei foi de calcul ce poate conţine o valoare, un şir de caractere sau o formulă. Celula se identifică prin adresă, aceasta find compusă din litera coloanei şi numărul rândului pe care se află. De exemplu, celula B4 este cea care se află la intersecţia coloanei a doua cu cel de-al patrulea rând.

Un grup de celule se numeşte domeniu. Adresa domeniului se stabileşte prin specificarea adreselor celulei din colţul stânga sus şi a celulei din colţul dreapta jos al domeniului, separate de caracterul (:).

Să vedem câteva exemple de adrese de domeniu:

• A1 Domeniu format dintr-o singură celulă
• A1:B1 Două celule pe două rânduri şi două coloane
• A1:A100 100 de celule în coloana A
• A1:D4 16 celule (4 rânduri şi 4 coloane)
• A1:A65536 Toate celulele dintr-o coloană
• A1:IV1 Toate celulele dintr-un rând
• A1:IV65536 Toate celulele dintr-o foaie de calcul

Selectarea domeniilor
Pentru a executa operaţiuni pe un domeniu, acesta trebuie selectat în prealabil.

Atunci când selectaţi un domeniu, acesta este evidenţiat prin colorarea fondului celulelor componente în negru. Dacă selecţia conţine date, acestea se vor colora în alb astfel încât rămân perfect vizibile. În Figura 4-1 se poate observa aspectul unui domeniu selectat într-o foaie de calcul. Celula cu chenar alb îngroşat este celula activă.

Figura 4-1: Aşa arată un domeniu selectat

Există mai multe metode pentru selectarea unui domeniu:

• Cu ajutorul mouse-ului (selectaţi prima celulă, ţineţi butonul apăsat şi trageţi până la ultima celulă). Dacă trageţi până la una din marginile ferestrei, foaia de calcul va derula automat.
• Cu tasta „Shift” şi tastele direcţionale (selectaţi prima celulă, apăsaţi „Shift” şi folosiţi tastele direcţionale pentru extinderea selecţiei)
• Cu tasta „F8” (selectaţi prima celulă, apăsaţi „F8”, selectaţi ultima celulă, apăsaţi „F8”)
• Cu caseta de nume (tastaţi adresa domeniului şi apăsaţi pe „Enter” pentru confirmare)

Atât timp cât selecţia este activă, în caseta de dialog va fi afişată adresa respectivului domeniu.

Selectarea în întregime a rândurilor sau coloanelor
Adesea, se impune selectarea în întregime a unui rând sau a unei coloane. Există mai multe metode pentru a obţine o astfel de selecţie:

• Executaţi clic pe capătul de coloană sau de rând pentru a selecta un singur rând sau o coloană.
• Executaţi clic pe un capăt de rând sau coloană şi trageţi pentru a extinde selecţia la rândurile sau coloanele adiacente.
• Executaţi clic pe un capăt de rând sau coloană, apăsaţi tasta „Ctrl” şi executaţi clic pe alte capete de rând sau coloană pentru a selecta rânduri sau coloane neadiacente.
• Apăsaţi „Ctrl” + Bara de Spaţiu pentru a selecta coloana în care se află celula activă
• Apăsaţi „Shift” + Bara de Spaţiu pentru a selecta rândul în care se află coloana activă
• Apăsaţi „Ctrl” + A sau dreptunghiul din stânga coloanei A pentru a selecta toate celulele din foaia de calcul

Selectarea domeniilor neadiacente
De obicei, domeniile conţin un număr de celule învecinate. În anumite situaţii, se impune includerea într-un domeniu a mai multor grupuri de celule neadiacente. Aceasta se mai numeşte şi selecţie multiplă. În Figura 4-2 poate fi văzut un exemplu de selecţie multiplă.

Figura 4-2: Calc permite selectarea mai multor domenii neadiacente

Pentru a selecta mai multe domenii neadiacente ţineţi apăsată tasta „Ctrl” în timp ce selectaţi mai multe grupuri de celule cu ajutorul mouse-ului.

Selectarea de domenii în mai multe foi de calcul
Dacă până acum am vorbit despre domenii bidimensionale ce pot fi create într-u foaie de calcul, este cazul să prezentăm o altă facilitate oferită de Calc: domeniile tridimensionale ce permit crearea de mai selecţii identice în mai multe foi de calcul simultan.

Să presupunem că avem un registru în care ţinem evidenţa bugetului. De obicei, un asemenea registru conţine mai multe foi de calcul, câte una pentru fiecare departament, pentru a uşura organizarea datelor.

În Figura 4-3 este ilustrată o versiune simplificată a unui asemenea registru. Registrul conţine patru foi de calcul: Total, Comercial, Contabilitate, Administrativ. Aceste foi sunt identice din punct de vedere constructiv, doar datele sunt diferite. Foaia Total conţine formule pentru totalizarea valorilor din cele trei foi departamentale.

Figura 4-3: Toate foile de calcul au aceeaşi structură

Să presupunem că dorim să modificăm aspectul capului de tabel în foile de calcul.
Abordarea cea mai evidentă (dar nu şi cea mai eficientă) a problemei este aplicarea modificărilor în fiecare foaie de calcul separat.
Abordarea eficientă presupune aplicarea simultană a modificărilor cu ajutorul unui domeniu tridimensional. Pentru aceasta este suficient să urmăm paşii de mai jos:

• Selectăm foaia Total.
• Selectăm domeniul B3:F3
• Apăsăm tasta „Shift” şi executăm clic pe cotorul foii Administrativ. Obţinem astfel selectarea tuturor foilor de calcul în care dorim aplicarea modificărilor (vezi Figura 4-4).

Figura 4-4: Crearea unui domeniu tridimensional

• Aplicăm formatarea dorită.
• Apăsăm tasta „Shift” şi executăm clic pe cotorul foii Total pentru a anula selecţia multiplă.

Vom observa că formatarea a fost aplicată identic în toate cele patru foi de calcul.

Copierea sau mutarea domeniilor

În timpul lucrului cu un registru de calcul, poate apărea nevoia de a copia sau muta date dintr-o parte în alta. Din fericire Calc uşurează foarte mult efectuarea acestui tip de operaţiuni. Iată câteva din cele mai uzuale situaţii:

• Copierea conţinutului unei celule în altă celulă
• Copierea conţinutului unei celule în mai multe celule
• Copierea conţinutului unui domeniu în alt domeniu identic ca dimensiuni
• Mutarea unui domeniu în alt domeniu

Principala diferenţă între copierea şi mutarea unui domeniu constă în efectul operaţiunii asupra domeniului sursă. La copiere domeniul sursă nu este afectat. La mutare, datele sunt eliminate din domeniul sursă.

În mod normal la copierea unei celule, se copiază nu numai conţinutul ci şi toate atributele acesteia (formatare, adnotări etc.). Dacă celula conţine o formulă, aceasta va fi modificată automat pentru a reflecta noua poziţie.

Copierea sau mutarea este o operaţiune care se efectuează în doi paşi:

• Selectăm celula sau domeniul sursă şi lansăm comanda de copiere sau tăiere folosind meniul, bara cu unelte sau tastatura.
• Selectăm celula sau domeniul de destinaţie şi lansăm comanda de lipire folosind meniul, bara cu unelte sau tastatura.

La lipirea informaţiilor, dacă celula sau domeniul de destinaţie conţin date, acestea vor fi suprascrise fără avertisment prealabil.

Întrucât copierea sau mutarea sunt operaţiuni des utilizate, Calc pune la dispoziţie mai multe metode diferite pentru executarea lor. Aceste metode vor fi discutate în secţiunile următoare. Copierea şi mutarea sunt două operaţiuni extrem de similare astfel încât le vom trata separat numai atunci când apar diferenţe semnificative. De regulă, la mutare se utilizează comanda pentru tăiere („Cut”) în locul celei pentru copiere („Copy”)

Copierea cu butoanele din bara cu unelte
Un clic pe butonul „Copy” determină copierea conţinutului şi atributelor celulei active sau a domeniului selectat în memoria sistemului de operare.

După ce datele au fost copiate în memorie acestea pot fi lipite în poziţia selectată printr-un clic pe butonul „Paste”.

La copierea unui domeniu, nu este necesară selectarea întregului domeniu de destinaţie ci doar a celulei din colţul stânga sus aferent acestuia.
Dacă dorim să umplem un domeniu cu valorile copiate, Calc foloseşte următoarele metode pentru a stabili ce are de făcut:

• Dacă selectăm o singură celulă ca destinaţie, Calc va lipi o copie identică cu originalul în tot atâtea celule câte avea şi domeniul sursă.
• Dacă selectăm un domeniu mai mic decât domeniul sursă, Calc va ignora selecţia şi va lipi o copie identică cu originalul în tot atâtea celule câte avea şi domeniul sursă.
• Dacă selectăm un domeniu identic ca destinaţie, Calc îl va umple cu conţinutul domeniului sursă.

Copierea cu comenzile din meniu
O altă metodă de executare a operaţiunii de copiere o reprezintă utilizarea comenzilor din meniu astfel:

• „Edit” -> „Copy” copiază conţinutul şi atributele sursei în memoria sistemului de operare
• „Edit” -> „Paste” lipeşte conţinutul memoriei în locaţia selectată

Pentru operativitate putem utiliza şi meniul contextual astfel:

• Clic dreapta pe sursa selectată şi clic pe opţiunea „Copy” pentru copiere
• Clic dreapta pe destinaţia selectată şi clic pe opţiunea „Paste” pentru lipire

Copierea cu comenzile rapide din tastatură
Operaţiunile de copiere sau mutare au asociate următoarele combinaţii de taste:

• Ctrl + C copiază în memoria sistemului de operare
• Ctrl + X copiază în memoria sistemului de operare şi şterge sursa
• Ctrl + V lipeşte

Copierea cu mouse-ul
Calc oferă şi posibilitatea de a efectua operaţiunile de copiere sau mutare prin procedura „trage şi plasează”. Această procedură se desfăşoară astfel:

• Shift + Clic pentru a selecta celula sau domeniului.
• Clic în celulă sau domeniul selectat, ţinem apăsat butonul mouse-ului, apăsăm Ctrl şi tragem chenarul rezultat până în locaţia în care dorim să copiem datele. Observăm că pe timpul deplasării cursorul mouse-ului se modifică şi are ataşat un chenar şi semnul „+”.
• Pentru a muta datele, procedăm ca la copiere, fără a apăsa tasta Ctrl. Observăm că pe timpul deplasării cursorul mouse-ului se modifică ca şi la copiere, fără a avea însă semnul „+”.

Metode speciale de lipire
Uneori vom dori să copiem doar o parte din conţinutul unei celule sau al unui domeniu. Spre exemplu, ar putea fi nevoie să lipim doar valorile rezultate din formule şi nu formulele în sine. Sau poate avem nevoie să copiem doar formatarea unui domeniu, fără a modifica datele şi formulele de la destinaţie.

Pentru aceasta vom folosi comanda „Paste Special”. La activarea acestei comenzi ne va fi prezentată o casetă de dialog, aşa cum se poate vedea în Figura 4-5.
Aceste opţiuni pot fi bifate în orice combinaţie pentru a obţine efectul dorit. Să vedem în continuare ce face fiecare opţiune în parte:

Selection

• Paste All -> Este echivalentul utilizării comenzii „Paste”. Lipeşte întreg conţinutul prezent în memoria sistemului de operare.
• Strings -> Lipeşte doar conţinutul în format text., apăsăm Ctrl şi tragem chenarul rezultat până în locaţia în care dorim să copiem datele. Observăm că pe timpul deplasării cursorul mouse-ului se modifică şi are ataşat un chenar şi semnul „+”.
• Numbers -> Lipeşte doar conţinutul în format numeric.
• Date & time -> Lipeşte doar conţinutul în format calendaristic.
• Formulae -> Lipeşte numai formulele, fără valorile rezultate.
• Notes -> Lipeşte doar notele ataşate celulelor.
• Formats -> Lipeşte numai atributele de formatare.
• Objects -> Lipeşte obiectele (OLE, grafice, schiţe).

Operations

• None -> Lipeşte conţinutul fără alterarea valorilor.
• Add -> Însumează valorile din celulele de origine cu cele prezente în celulele de destinaţie.
• Subtract -> Scade valorile din celulele sursă din cele prezente în celulele de destinaţie.
• Multiply -> Înmulţeşte valorile din celulele sursă cu cele din celulele de destinaţie..
• Divide -> Împarte valorile din celulele de destinaţie la cele din celulele sursă.

Options

• Skip empty cells -> Dacă celula sursă este goală şi celula de destinaţie conţine date, acestea nu vor fi suprascrise şi nici nu vor fi afectate de operaţiile matematice selectate în secţiunea „Operations”.
• Transpose -> Coloana din stânga a sursei devine primul rând la destinaţie iar primul rând al sursei devine coloana din stânga la destinaţie.
• Link -> Crează clone ale celulelor sursă. Modificările din celulele sursă se reflectă automat în celulele de destinaţie.

Shift cells

• Don’t shift -> Celulele sursă înlocuiesc celulele de destinaţie.
• Down -> Celulele sursă sunt intercalate la destinaţie împingând în jos celulele existente.
• Right -> Celulele sursă sunt intercalate la destinaţie împingând spre dreapta celulele existente.

Figura 4-5: Opţiunile casetei de dialog „Paste Special”

Utilizarea numelor alocate domeniilor

Adresarea celulelor sau domeniilor în Calc este criptică şi tocmai de aceea poate crea confuzii uneori, în special în cazul documentelor ce conţin un mare număr de formule imbricate.
Din fericire Calc permite alocarea de denumiri descriptive pentru celule şi domenii. De exemplu, am putea denumi o celulă „Rata_Dobânzii” sau un domeniu „Vânzări_Ianuarie”. Lucrul cu astfel de denumiri prezintă anumite avantaje:

• O denumire descriptivă este mult mai uşor de reţinut decât adresarea clasică.
• Utilizarea denumirilor în formule reduce posibilitatea comiterii unor erori.
• Navigarea printr-o foaie de calcul de mari dimensiuni este mult uşurată.
• Uşurinţă în crearea, citirea şi înţelegerea formulelor.

Alocarea numelor în foile de calcul
Există mai multe metode prin care pot fi alocate nume în foile de calcul însă, înainte de a trece la detalierea acestora, să reţinem câteva principii de bază:

• Numele alocate nu trebuie să conţină spaţii. Putem utiliza caracterul de subliniere pentru a simula un spaţiu (în loc de Total General scriem Total_General).
• Putem utiliza orice combinaţie de litere şi cifre dar numele trebuie să înceapă cu o literă şi să nu poată fi confundat cu adresa unei celule (A2 de exemplu).
• Singurele simboluri acceptate sunt caracterul de subliniere şi punctul.
• Numele nu pot fi mai lungi de 255 de caractere (ar fi chiar stupid să utilizăm nume atât de lungi).

Să vedem în continuare câteva metode de alocare a numelor:

• Selectăm celula sau domeniul şi utilizăm opţiunea din meniu Insert -> Names -> Define pentru a afişa caseta de dialog aferentă (vezi Figura 4-6).
• Selectăm celula sau domeniul şi utilizăm combinaţia de taste Ctrl + F3 pentru a afişa caseta de dialog aferentă (vezi Figura 4-6).

Figura 4-6: Caseta de dialog „Define Names”

• Selectăm celula sau domeniul şi tastăm direct în caseta numelui. Confirmăm numele introdus in caseta numelui cu tasta Enter.
• Pentru a crea nume folosind textul din celulele adiacente va trebui să selectăm atât celulele ce conţin text cât şi celulele adiacente cărora dorim să le alocăm nume. După selectare utilizăm comanda din meniu Insert -> Names -> Create pentru a afişa caseta de dialog aferentă (vezi Figura 4-7). Dacă una din celulele utilizate ca bază conţine un text incompatibil cu regulile enumerate mai sus, Calc va modifica numele alocat pentru a corespunde acestor reguli.

Figura 4-7: Caseta de dialog „Create Names”

Lista numelor alocate
Atunci când alocăm un număr foarte mare de nume în foaia noastră de calcul, poate deveni dificil să ne amintim toate aceste alocări. Pentru a uşura procesul de depistare şi corectare a eventualelor erori apărute, Calc oferă posibilitatea de a crea un tabel ce conţine numele alocate şi locaţia acestora. Pentru a obţine acest tabel este necesar să selectăm o celulă într-o zonă neutilizată a foii de calcul şi să apelăm comanda din meniu Insert -> Names -> Insert. Rezultatul poate fi văzut în Figura 4-8.

Figura 4-8: Lista numelor alocate

Modificarea numelor alocate
Este posibil să descoperim că numele alocate nu corespund pe deplin logicii urmărite în crearea şi utilizarea unei foi de calcul. Spre exemplu, este posibil să fi creat un nume care se referă la o singură celulă în loc să se refere la un domeniu. Sau poate avem definite mai multe nume ce nu mai sunt utilizate.

Redefinirea alocării numelor
Dacă dorim modificarea celulei sau domeniului la care se referă un nume, vom începe prin a afişa caseta de dialog „Define Names” prin utilizarea comenzii din meniu Insert -> Names -> Define sau a combinaţiei de taste Ctrl + F3. Selectăm numele dorit şi modificăm alocarea prin utilizarea câmpului de selecţie „Assigned to” (vezi Figura 4-9).

Figura 4-9: Câmpul „Assigned to” permite redefinirea alocării numelor

Ştergerea numelor
Pentru a şterge un nume ce nu mai este necesar, vom începe prin a afişa caseta de dialog „Define Names” prin utilizarea comenzii din meniu Insert -> Names -> Define sau a combinaţiei de taste Ctrl + F3. Selectăm numele dorit şi utilizăm butonul „Delete” pentru a-l şterge.

Executarea operaţiunii de ştergere necesită o atenţie deosebită întrucât ştergerea unui nume ce este încă utilizat într-o formulă din foaia de calcul are ca rezultat invalidarea respectivei formule şi a tuturor rezultatelor bazate pe acea formulă.

Ataşarea notelor la celule

Poate fi util, uneori, să avem un gen de documentaţie ce explică anumite elemente ale unei foi de calcul, cum ar fi explicarea modului de funcţionare al unei formule sau documentarea unei anumite valori.

Pentru aceasta putem utiliza notele ataşate celulelor.

Pentru a ataşa o notă unei anumite celule este necesar să o selectăm apoi să utilizăm comanda din meniu Insert -> Note sau comanda „Insert Note” din meniul contextual. Calc va crea o notă legată de celula selectată. Nota poate fi redimensionată după necesităţi şi textul introdus poate fi formatat, aşa cum se poate vedea în Figura 4-10.

Figura 4-10: Ataşarea unei note

După încheierea editării, este suficient să executăm un clic undeva în foaia de calcul pentru a salva nota şi a o ascunde. Celulele ce conţin note vor afişa un mic pătrat de culoare roşie în colţul din dreapta sus. Poziţionarea cursorului mouse-ului deasupra acestui pătrat va determina afişarea conţinutului respectivei note, aşa cum se poate vedea în Figura 4-11.

Figura 4-11: Afişarea unei note

Pentru a şterge o notă folosim comanda „Delete Note” din meniul contextual.